اولویت‌بندی کارها؛ فرق کار مهم و فوری چیست؟
تصمیم درباره ترتیب کارها بر اساس اثر، موعد و وابستگی؛ با مثال و روشی برای جلوگیری از پرشدن روز با کارهای کم‌اثر.
برنامه‌ریزی روزانهاثر را از نزدیکی موعد جدا کنید
فوری‌بودن یعنی زمان تصمیم یا انجام نزدیک است؛ مهم‌بودن به اثر کار بر هدف یا پیامد انجام‌نشدن آن مربوط می‌شود. در راهنمای دانشگاه، کارهای مهم و فوری از مهم ولی غیرفوری و کارهای کم‌اهمیت تفکیک می‌شوند؛ این تفکیک برای دیدن تفاوت نیازهاست.
برای هر کار بپرسید اگر انجام نشود چه پیامدی دارد، موعدش واقعی است یا ترجیحی و آیا کار دیگری به آن وابسته است؟ هر پیام تازه فوری نیست؛ همچنین کار مهم بدون موعد نباید همیشه پشت پاسخ‌دادن به پیام‌ها بماند.
منبع این بخش: مرکز مشاوره دانشگاه صنعتی اصفهان: راهنمای سازگاری با زندگی دانشجویی، فصل مدیریت زمان
ترتیب را با مثال واقعی امتحان کنید
مثال تحریریه: ارسال سند مورد نیاز همکار تا ظهر، آماده‌کردن طرح پروژه هفته بعد و مرتب‌کردن پوشه قدیمی دارید. سند موعد و وابستگی نزدیک دارد؛ طرح پروژه مهم است ولی زمان بازبینی می‌خواهد؛ پوشه قدیمی شاید قابل انتقال باشد. نتیجه به شرایط شما وابسته است.
اگر دو کار مهم هم‌زمان‌اند، مدت و حداقل خروجی قابل قبول را بررسی کنید. گاهی شروع یک بخش کوچک از کار بلندمدت در کنار کار موعددار ممکن است؛ گاهی باید درباره موعد مذاکره شود. از دستیار انتظار نداشته باشید کمبود ظرفیت را با تغییر برچسب‌ها حذف کند.
برای کارهای مهم غیرفوری زمان بگذارید
در تقویم برای کار مهم جای مشخص بگذارید؛ صرف نوشتن آن پایین فهرست کافی نیست. کارهای کم‌اثر را گروه‌بندی، منتقل یا حذف کنید. این‌ها گزینه‌های تصمیم‌اند، نه قانون ثابت برای همه وظایف؛ الزام شغلی یا مراقبتی را بدون بررسی حذف نکنید.
از دستیار بخواهید دلیل هر اولویت و اطلاعات ناقص را نشان دهد. اگر موعد یک کار را نمی‌دانید، ابتدا آن را بپرسید. بعد از تغییر شرایط، اولویت را دوباره بررسی کنید؛ فهرست مرتب امروز الزام فردا نیست.
منبع این بخش: مرکز مشاوره دانشگاه صنعتی اصفهان: راهنمای سازگاری با زندگی دانشجویی، فصل مدیریت زمان
نمونه درخواست برای برنامه‌ریز روزانه
بخش‌های داخل کروشه را با اطلاعات غیرحساس خود جایگزین کنید. این نمونه روش پرسیدن است، نه تضمین صحت پاسخ.
این کارها را اولویت‌بندی کن: [کار، اثر، موعد، مدت و وابستگی]. هدف امروز [هدف] و ظرفیت [زمان] است. مهم‌بودن را از فوری‌بودن جدا کن، دلیل ترتیب و اطلاعات ناقص را بنویس. برای کار مهم غیرفوری زمان پیشنهاد بده؛ اگر تعارض داریم آن را پنهان نکن.
منابع و روش بررسی
فصل مدیریت زمان از راهنمای دکتر ربابه نوری و حمید پیروی، منتشرشده در سایت دانشگاه صنعتی اصفهان، بررسی شده است. منبع برای زمینه دانشجویی نوشته شده؛ مثال‌های کاری، زمان‌های نمونه و قالب درخواست‌ها اقتباس تحریریه‌اند، نه نتیجه پژوهش یا نسخه درمانی.
- مرکز مشاوره دانشگاه صنعتی اصفهان: راهنمای سازگاری با زندگی دانشجویی، فصل مدیریت زمان
صفحه چاپی ۴۱: دسته‌بندی اهمیت و فوریت؛ صفحه ۴۳: حذف کارهای غیرضروری و استفاده از تقویم. مثال کاری طراحی تحریریه است.
اطلاعات ممکن است تغییر کنند؛ پیش از اقدام، منبع اصلی و شرایط شخصی خود را دوباره بررسی کنید.
سیاست حریم خصوصی باتیفای